Confidentialité

Politique de confidentialité et conditions d’utilisation

Engagement de l’Ordre à l’égard de la confidentialité 

L’Ordre des métiers de l’Ontario (l’ « Ordre ») s’engage à assurer l’exactitude, la sécurité, la confidentialité et la protection des renseignements personnels et des renseignements confidentiels (tels que définis ci-après) conformément à la Loi de 2009 sur l’Ordre des métiers de l’Ontario et l’apprentissage (la LOMOA) et conformément aux lois canadiennes applicables régissant la protection des renseignements personnels. La présente politique énonce les principes directeurs qui, au sein de l’Ordre, régissent la protection des renseignements personnels et des renseignements confidentiels se rapportant à nos membres (qu’ils soient des particuliers ou des organisations), à nos fournisseurs de services et à d’autres personnes, entreprises ou organismes. La Politique de confidentialité s’applique à l’Ordre, à son personnel et à ses mandataires et représentants.

Qu’est-ce qu’un renseignement confidentiel?

Aux fins de la présente politique, un renseignement confidentiel s’entend de tout renseignement confidentiel, renseignement exclusif ou secret commercial (les « renseignements confidentiels ») qui nous est communiqué par toute organisation membre et qui n’est pas un renseignement personnel.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Aux fins de la présente politique, un renseignement personnel s’entend de tout renseignement concernant un individu identifiable ou qui permet d’identifier un individu (les « renseignements personnels »). De manière générale, les renseignements personnels n’incluent pas ce qui est considéré être les coordonnées relatives au travail ou à l’entreprise de la personne (c’est-à-dire : le nom de la personne, son titre, l’adresse du lieu de travail, et le numéro de téléphone, de télécopieur ou l’adresse courriel au travail).

Votre consentement    

VOUS ACCEPTEZ QUE L’ORDRE RECUEILLE, UTILISE ET DIVULGUE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS QUI LUI SONT TRANSFÉRÉS À PARTIR DU 1ER JANVIER 2013 CONFORMÉMENT À LA LOMOA OU QUE VOUS COMMUNIQUEZ À L’ORDRE, À SES MANDATAIRES ET À SES FOURNISSEURS DE SERVICES CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE ET AUX AUTORISATIONS OU EXIGENCES PRÉVUES PAR LES LOIS APPLICABLES. Sous réserve des exigences légales ou contractuelles, et sous réserve d’un préavis raisonnable, vous pouvez en tout temps refuser que ces renseignements soient recueillis, utilisés ou divulgués à certaines des fins énoncées ou retirer votre consentement relativement à certaines de ces fins en contactant le responsable de la confidentialité (voir coordonnées ci-dessous). Si vous refusez ou retirez votre consentement, l’Ordre pourrait ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer de vous fournir des services ou de l’information pouvant vous êtres utiles. Si vous nous fournissez des renseignements personnels ou confidentiels relatifs à une autre personne ou à une autre organisation, vous affirmez que vous avez l’autorité nécessaire ou que vous avez obtenu toutes les autorisations nécessaires de cette personne ou de cette organisation de sorte que nous puissions recueillir, utiliser et divulguer ces renseignements personnels ou confidentiels aux fins énoncées dans la présente politique.

Pourquoi l’Ordre recueille-t-il des renseignements personnels et des renseignements confidentiels?

L’Ordre recueille, utilise et divulgue uniquement la quantité et les types de renseignements personnels et de  renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins énoncées dans la présente politique. L’Ordre précisera les fins auxquelles les renseignements personnels ou confidentiels sont recueillis avant ou au moment de leur collecte. En général, l’Ordre recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels ou confidentiels aux fins de remplir ses responsabilités aux termes de la LOMOA. L’Ordre fera raisonnablement tout son possible pour informer les intéressés des fins auxquelles est prévue l’utilisation ou la divulgation. Plus précisément, l’Ordre peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels et confidentiels conformément à l’article 79 de la LOMOA ou à toute autre fin à laquelle vous consentez ou à laquelle la collecte, l’utilisation ou la divulgation est exigée ou permise par une loi applicable.

À qui l’Ordre divulgue-t-il les renseignements personnels et les renseignements confidentiels?

De temps à autre, l’Ordre peut communiquer des renseignements personnels ou des renseignements confidentiels :

(a)                 À des fournisseurs de services, notamment, mais sans s’y limiter, à des organisations ou à des personnes dont l’Ordre retient les services pour l’exécution, pour son compte, de fonctions telles que des activités de marketing, de traitement de données, de gestion de documents et de services de bureau;

(b)                 À une personne qui fournit ou recherche de l’information en sa qualité de mandataire ou de représentant agissant en votre nom, étant précisé que l’Ordre vérifiera d’abord que la personne est dûment autorisée à agir en cette qualité de mandataire.

(c)                 À toute autre partie à qui vous autorisez la divulgation ou à qui la loi exige ou permet la divulgation.

Où l’Ordre stocke-t-il les renseignements personnels et les renseignements confidentiels?

Les renseignements personnels et les renseignements confidentiels sont stockés en des lieux sécurisés et sur des serveurs contrôlés par l’Ordre, qui sont situés soit aux bureaux de l’Ordre soit aux locaux des fournisseurs de services opérant pour le compte de l’Ordre. L’Ordre ne conserve les renseignements personnels et confidentiels que le temps nécessaire pour lui permettre de s’acquitter des fins énoncées dans la présente politique, ou le temps qui peut être nécessaire pour se conformer aux lois applicables.

Comment l’Ordre protège-t-il les renseignements personnels et les renseignements confidentiels?

Afin de préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et des renseignements confidentiels, l’Ordre utilise des protections administratives et technologiques adaptées à la sensibilité de ce type d’information, conformément au paragraphe 61 (2) de la LOMOA. Si des renseignements personnels ou confidentiels sont envoyés à des tiers aux fins de traitement, l’Ordre s’assurera, par l’entremise du contrat conclu avec le tiers, que cette information est gardée confidentielle et stockée en lieu sûr. L’Ordre exploite aussi des réseaux de données sécurisés qui sont protégés par la technologie de pare-feu standard de l’industrie et la protection par mot de passe. Les renseignements personnels et confidentiels sont tenus exacts, complets et à jour pendant le temps qui est nécessaire pour s’acquitter des fins énoncées dans la présente politique. L’Ordre ne met pas régulièrement à jour les renseignements personnels ou confidentiels.

 

La confidentialité et le site Web de l’Ordre

(a)                 Témoins (cookies) – Quand un visiteur accède au site Web de l’Ordre, l’Ordre peut utiliser une fonction de navigation appelée « témoin » pour recueillir des renseignements tels que le type de navigateur Internet et le type de système d’exploitation du visiteur, le nom de domaine du site Web d’où vient le visiteur, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, le temps moyen passé sur le site Web de l’Ordre, les pages consultées et le nombre de témoins accumulés. Un témoin est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui signale aux ordinateurs de l’Ordre le navigateur du visiteur, mais pas nécessairement le visiteur, chaque fois que le site Web de l’Ordre est visité. À moins qu’un visiteur n’en informe expressément l’Ordre (p. ex., en s’inscrivant à une activité de l’Ordre ou en lui envoyant de la correspondance par l’entremise du site Web), l’Ordre ne connaîtra pas l’identité des visiteurs. Outre les fins énoncées dans sa Politique de confidentialité, l’Ordre peut utiliser l’information recueillie sur son site Web et la partager avec d’autres organisations avec lesquelles il entretient une relation commerciale afin d’évaluer l’utilisation de son site Web et d’en améliorer le fonctionnement et le contenu. Les visiteurs peuvent configurer leur navigateur afin qu’il les avertisse lorsqu’ils reçoivent un témoin ou afin qu’il refuse l’installation de témoins. Toutefois, si un visiteur refuse l’installation de témoins, il pourrait lui être impossible d’utiliser certaines fonctions offertes sur le site Web de l’Ordre.

(b)                 Communications en ligne – Pour pouvoir parfois obtenir un service ou de l’information sur le site Web de l’Ordre, les visiteurs peuvent volontairement communiquer des renseignements personnels à l’Ordre aux fins de lui poser une question, d’obtenir de l’information, de consulter ou de télécharger une publication, de participer à un séminaire ou à une autre activité, ou de participer à des recherches ou à des sondages. Si vous êtes un utilisateur inscrit d’un service en ligne de l’Ordre, l’Ordre peut regrouper ou stocker des renseignements personnels concernant votre utilisation du site Web de l’Ordre et l’information en ligne que vous avez communiquée avec certains autres renseignements en ligne et renseignements hors ligne que l’Ordre peut avoir recueillis.

(c)                 Communications par courriel – À l’occasion, l’Ordre peut vous envoyer des courriels renfermant de l’information pouvant vous être utile, notamment de l’information sur les services de l’Ordre ou sur des tiers qui font affaire avec l’Ordre. L’Ordre inclura des instructions pour se désinscrire et l’informer de vos préférences si vous souhaitez ne plus recevoir de courriels de communications commerciales ou promotionnelles de sa part.

(d)                 Liens – Le site Web de l’Ordre peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui ne sont fournis qu’à titre de commodité. Les visiteurs sont informés que les sites Web de tiers peuvent comporter des politiques et des pratiques relatives à la confidentialité qui sont différentes de celles de l’Ordre, et l’Ordre décline toute responsabilité à l’égard de sites Web de tiers.

Comment accéder à vos renseignements personnels et à vos renseignements confidentiels?

À la réception de votre demande formulée par écrit sur le formulaire de l’Ordre, et sous réserve de certaines exceptions, l’Ordre vous informera quant à l’existence, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels et, si vous êtes une organisation membre, des renseignements confidentiels propres à votre organisation, et vous donnera accès à cette information. Les demandes d’accès doivent être adressées au responsable de la confidentialité (voir les coordonnées fournies ci-après).

Si l’accès à vos renseignements personnels ou à vos renseignements confidentiels vous est refusé, l’Ordre vous en avisera par écrit, en vous donnant les raisons du refus, et en vous informant des recours qui s’offrent à vous. Si l’accès est accordé, l’Ordre vous donnera la possibilité d’examiner les renseignements sous une forme compréhensible dans un délai raisonnable, de 30 jours généralement. L’Ordre peut prolonger ce délai d’une période supplémentaire de 30 jours si le fait de respecter le délai dérangeait de manière déraisonnable les activités de l’Ordre ou si, en raison du temps requis pour mener les consultations nécessaires en vue de répondre à votre demande, vous vous trouviez pratiquement dans l’impossibilité de respecter le délai. Il vous sera aussi possible de contester l’exactitude et l’état complet de vos renseignements et, s’il y a lieu, d’y faire apporter les corrections appropriées.

Modification de la Politique de confidentialité

L’Ordre peut de temps à autre modifier la présente politique. Si la politique est modifiée, l’Ordre affichera la modification sur son site Web, à www.collegeoftrades.ca/privacy et, sur demande, communiquera la nouvelle politique révisée au responsable de la confidentialité. S’il souhaite recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels pour des fins autres que celles pour lesquelles votre consentement a été obtenu, l’Ordre obtiendra les consentements nécessaires prévus par la législation applicable régissant la confidentialité, sauf dans les cas où la collecte, l’utilisation ou la divulgation est exigée ou permise par la loi.

Comment obtenir d’autres renseignements au sujet de la Politique de confidentialité?

L’Ordre a nommé un responsable de la confidentialité qui est chargé de superviser la conformité à la présente politique et à la législation applicable relative à la protection des renseignements personnels. Pour en savoir plus sur les pratiques de l’Ordre en matière de confidentialité, veuillez vous rendre à son site Web ou contacter le responsable de la confidentialité, dont voici les coordonnées :

Responsable de la confidentialité
Ordre des métiers de l’Ontario
655, rue Bay, bureau 600
Toronto (Ontario) M5G 2K4
Téléphone : 647 847-3000
Courriel : privacy@collegeoftrades.ca

Site Web : www.collegeoftrades.ca/privacy

Les modifications apportées à la présente politique seront consignées ici. Vous serez ainsi pleinement informés sur la politique et les pratiques de l’Ordre en matière de protection des renseignements.

Date de la dernière révision :  le 21 septembre, 2012
Description de la révision :

 

Annexe A – Articles de la LOMOA se rapportant à la Politique de confidentialité  

 

Loi de 2009 sur l’Ordre des métiers de l’Ontario et l’apprentissage, Partie X, par. 62 (1) 

Confidentialité

62.  (1)   Les particuliers engagés par l’Ordre pour faire appliquer la présente loi, y compris ceux que le registraire autorise à agir à titre d’enquêteurs ou d’inspecteurs pour l’application de la partie VIII, sont tenus au secret à l’égard de tous les renseignements venant à leur connaissance dans l’exercice de leurs fonctions et ne doivent rien en divulguer à qui que ce soit, sauf, selon le cas :

a)      dans la mesure où l’exige l’application de la présente loi, des règlements et des règlements administratifs ou toute instance introduite sous leur régime;
b)      à leur avocat;
c)      avec le consentement de la personne à laquelle se rapportent les renseignements;
d)      à un agent de la paix afin de faciliter une enquête menée en vue d’une procédure d’application de la loi ou qui aboutira vraisemblablement à une telle procédure;
e)      dans la mesure où les renseignements sont accessibles au public en vertu de la présente loi;
f)       si la loi l’exige par ailleurs. 2009, chap. 22, par. 62 (1). 

Loi de 2009 sur l’Ordre des métiers de l’Ontario et l’apprentissage, Partie XIV, art. 79

Collecte et utilisation de renseignements personnels

79.  (1)               Le ministre peut recueillir, directement ou indirectement, des renseignements personnels liés aux questions suivantes et les utiliser à ces fins :

1.     L’application de la présente loi et des règlements et la mise en oeuvre des politiques et lignes directrices établies en application de la présente loi.
2.     Le respect de la présente loi, des règlements et des politiques et lignes directrices établies en application de la présente loi.
3.     La planification ou l’offre de programmes ou de services se rapportant aux métiers et à l’apprentissage que le ministère du ministre fournit ou finance en tout ou en partie, l’affectation de ressources à ces programmes ou services, leur évaluation ou leur surveillance, ou la détection, la surveillance ou la répression des fraudes à leur égard ou des cas où des services ou des avantages connexes sont reçus sans autorisation.
4.     La gestion des risques ou des erreurs ou l’exercice d’activités visant à améliorer ou à maintenir la qualité des programmes ou des services se rapportant aux métiers et à l’apprentissage que le ministère du ministre fournit ou finance en tout ou en partie.
5.     Les activités de recherche ou les activités statistiques se rapportant à des métiers, désignés ou non en application de la présente loi, qui sont menées par le ministère du ministre ou pour son compte.
6.     Les autres questions se rapportant à des métiers, désignés ou non en application de la présente loi, que détermine le lieutenant-gouverneur en conseil. 2009, chap. 22, par. 79 (1).

Restrictions : collecte et utilisation

(2)   Le ministre ne doit pas recueillir ou utiliser des renseignements personnels à une fin que d’autres renseignements permettent de réaliser. 2009, chap. 22, par. 79 (2).

Idem

(3)   Le
ministre ne doit pas recueillir ou utiliser plus de renseignements personnels qu’il n’est raisonnablement nécessaire pour réaliser la fin visée. 2009, chap. 22, par. 79 (3).

Collecte et utilisation pour la recherche

(4)   La collecte et l’utilisation de renseignements personnels à des fins liées aux activités de recherche mentionnées à la disposition 5 du paragraphe (1) sont assujetties aux exigences et restrictions prescrites par règlement du lieutenant-gouverneur. 2009, chap. 22, par. 79 (4).

Divulgation

(5)   Le ministre peut exiger des personnes suivantes qu’elles lui divulguent les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires aux fins visées au paragraphe (1) :

1.      L’Ordre et les personnes qui offriront la formation dans le cadre des programmes d’apprentissage créés par l’Ordre.
2.      Les parrains d’apprentis.
3.      Les employeurs d’apprentis et de compagnons. 2009, chap. 22, par. 79 (5).

Idem

(6)   Le ministre peut préciser le moment auquel les renseignements doivent lui être fournis et la forme sous laquelle ils doivent l’être. 2009, chap. 22, par. 79 (6).

Avis exigé par le par. 39 (2) de la LOMOA sur l’accès à l’information

(7)   Si le ministre recueille indirectement des renseignements personnels en vertu du paragraphe (1), l’avis exigé par le paragraphe 39 (2) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée peut, sans préjudice de la capacité du ministre de le donner d’une autre manière, être donné au moyen d’un avis public affiché sur le site Web du ministère. 2009, chap. 22, par. 79 (7).

Divulgation

(8)   Le ministre peut divulguer aux personnes suivantes des renseignements personnels dont son ministère a le contrôle et qui ont été recueillis pour l’application de la présente loi ou d’une loi qu’elle remplace :

a)      toute personne qui participe à l’application de textes législatifs semblables dans une autre province ou un territoire du Canada;
b)     toute personne, si le ministre estime que la divulgation ou la communication serait manifestement à l’avantage du particulier concerné par les renseignements. 2009, chap. 22, par. 79 (8). 

Loi de 2009 sur l’Ordre des métiers de l’Ontario et l’apprentissage, Partie XIV, art. 80

Documents

80.        Malgré toute autre loi, le ministre peut remettre à l’Ordre des copies de documents, y compris des copies de documents contenant des renseignements personnels, ou divulguer de tels renseignements à l’Ordre d’une autre manière, s’il estime que ces documents ou renseignements sont nécessaires pour que l’Ordre s’acquitte de ses responsabilités. 2009, chap. 22, art. 80.